Documentación Actualizada
En Hausment, entendemos la importancia de mantener una administración organizada y transparente, por lo que nos aseguramos de resguardar, actualizar y gestionar toda la documentación necesaria para el buen funcionamiento del condominio.
La compartimos para que, tanto condóminos como Comités de Vigilancia exijan a sus administraciones el cumplimiento de estos, que pertenecen al condominio.
Esta documentación incluye desde registros financieros y operativos, hasta manuales, inventarios y acuerdos de asamblea, los cuales no solo garantizan la correcta operación diaria, sino que también sirven como una “boleta de calificación” que refleja nuestro compromiso con la excelencia.
Su función de checklist detallado facilita la entrega y recepción entre administraciones salientes y entrantes, asegurando que cada archivo esté completo, actualizado y disponible para consulta en cualquier momento. Este enfoque integral nos permite ofrecer una administración eficiente, transparente y alineada con las necesidades de nuestros clientes.
Esperamos les sea de utilidad.
Del Condominio y de los Edificios que lo Componen
• Escritura Constitutiva del Condominio
• Régimen de Propiedad en Condominio
• Reglamento Interno Inscrito en el Régimen de Propiedad en Condominio
• Reglamentos Internos modificados previos al vigente y sus inscripciones ante la PROSOC.
• Planos Originales y Modificaciones (Estructurales, hidráulicos, eléctricos, gas, CCTV, intercomunicación y telefonía, televisión privada, Instalación de Wifi, Redes, accesos, etc,…)
• Licencias, permisos, dictámenes de DRO y registros de Construcción de Obras ante las autoridades competentes, no considerados en las Escritura Constitutiva y las modificaciones a la misma, al RPC y su Inscripción ante el Registro Público de la Propiedad.
Administración
• Documento que explique el tipo de Organización Condominal
• Relación y Libros de Actas de Asamblea autorizados por la PROSOC de la administración presente e históricos.
• Relación de firma de recepción de Convocatorias a Asambleas.
• Relación y Actas protocolizadas ante Notario Público con listas de asistencia y todos sus anexos.
• Relación y Actas de Poderes y Cancelación de Poderes ante Notario Público.
• Listado de Indivisos conforme a Escritura Constitutiva y copia de la misma que lo soporte.
• Archivo histórico de Acuerdos de Asambleas
• Libros de Actas de Consejo de Administración
• Archivo histórico de Contratos de Empresas de Administración o Administradores que han llevado el Condominio, acompañado de copia de sus fianzas correspondientes y Certificación como Administrador Profesional ante la PROSOC.
• Archivo histórico de avisos y comunicados a condóminos.
• Archivo histórico de emisión de multas, con sus avisos y notificaciones correspondientes.
• Archivo de contratos de servicios como agua, luz, teléfono, gas, Internet u otros.
• Archivo de contratos de arrendamiento.
• Libro de Actas de minutas de Comité de Vigilancia, y relación de solicitudes pendientes.
• Póliza de seguro vigente del condominio, e histórico de pólizas adquiridas.
• Lista de Comités conformados en el condominio conforme a Ley, por decisiones de Asamblea, sus miembros, objetivos y funciones, así como las minutas de los mismos de forma histórica.
• Descripción de sistema de comunicación con condóminos en línea, En el caso de que la administración sea propietaria del mismo, en caso de existirlo, entrega de accesos y permisos.
• Manual de Operaciones del condominio y Protocolos vigentes.
• Listado de servidores, programas, equipos, licencias, respaldos y accesos.
• Listado de programas, usuarios y protocolos de acceso al condominio, biométricos, tarjetas, etc.,.
• Listado de correos de administración, usuarios y accesos.
• Todo tipo de base de datos, digital o impresa, con información concerniente al condominio, condóminos, poseedores, habitantes, empleados o usuarios, con sus accesos correspondientes.
• Inventario histórico pormenorizado de bienes de uso común por área, dado de alta o baja, con fecha de adquisición, número de serie, ubicación en el condominio y con imagen de referencia, fecha de vencimiento de garantía, y en caso de baja, su autorización de baja, destino del mismo o lugar de almacenaje y razones para tal efecto.
• Relación de bienes dados de baja del inventario, autorizados por la Asamblea para su venta, destino y monto.
• Listado de Interfones
• Proceso de entrega de correspondencia, paquetería, periódico, etc.,.
• Especificaciones de acuerdos de temperaturas de alberca, vapores, jacuzzi, etc.,.
• Archivo histórico de uso de salones, áreas deportivas, de reserva u otros con sus contratos o convenios, así como los contratos o convenios para el uso de los mismos vigentes.
• Listado de proyectos planteados, planeados y/o presupuestados que no se ejecutaron, acompañado de su origen, planos, cotizaciones, etc,.
• Entrega de llaves a todos los accesos de Áreas Comunes del Condominio, sus copias, código de acceso, identificando cada uno su uso y ubicación en un plano.
• Relación de Morosos, y listas de morosos presentadas ante la PROSOC para soporte de que no puedan votar en Asambleas determinadas por Ley.
• Protocolos para clases, profesores y eventos.
• Contraseñas de redes inalámbricas como usuarios y como administrador, y su ubicación.
• Paquete informativo de bienvenida a nuevos condóminos o poseedores
• Listado, estado y seguimiento de pagos de mantenimiento consignados con cheque Tribunal Justicia
• Archivo histórico pormenorizado de laudos o sentencias a favor o en contra de la administración, condóminos o poseedores y la consignación del pago de sanciones administrativas.
Condóminos
• Archivo con el último censo actualizado de poseedores, personal de servicio, mascotas, etc.,.
• Archivo con base de datos de condóminos y poseedores, contactos y correos electrónicos.
• Archivo de documentos de acreditación jurídica de los condóminos poseedores.
• Relación de solicitudes o quejas de condóminos históricos y pendientes de atención.
Finanzas
• Alta ante el SAT, RFC y Domicilio Fiscal Actualizado.
• E.firma, Archivos digitales Key, *.Req y *.Cer del SAT con sus claves de acceso.
• Archivo histórico de Pago de Contribuciones Fiscales.
• Archivo histórico de notificaciones y resoluciones ante el SAT.
• Archivo histórico de Declaraciones Mensuales y Anuales.
• Archivo histórico de Auditorías realizadas en el condominio con su documentación de soporte, conclusiones y recomendaciones.
• Archivo histórico de Presupuestos Anuales aprobados por Asamblea, desglosado en sus rubros.
• Archivo histórico de Cuotas Extraordinarias aprobadas en Asamblea, su origen y destino.
• Archivo histórico de Balanzas de Comprobación y Estados de Resultados.
• Presupuesto Anual Vigente aprobado por asamblea, desglosado por rubros y su estado actual.
• Estado de ingresos y egresos del periodo vigente.
• Listado de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
• Listado de cheques u operaciones en tránsito.
• Listado de Bancos, cuentas, instrumentos de Inversión, créditos o títulos a nombre del condominio con lista de firmantes y los contratos correspondientes.
• Estados de cuenta bancarios de todas las cuentas existentes y canceladas.
• Talonarios de cheques, chequeras, tokens de todas las cuentas así como contraseñas de acceso a los portales bancarios.
• Consecutivo de transferencias con firma de autorización del Comité de Vigilancia
• Relación que guarda el estado de cuotas por unidad privativa del condominio a la fecha.
• Contabilidad histórica, física y digital del condominio. Archivo digital de contabilidad COI o el sistema que se utilice para tal efecto.
• Relación y Archivo de recibos de pago por cualquier concepto, cuotas de mantenimiento y extraordinarias, así como CFDI’s
• Acceso al programa de facturación en caso de ser de utilizar un PAC (Proveedor Autorizado para Certificar CFDI)
• Pólizas y Comprobantes con documentación soporte por el periodo total en que la sociedad o régimen haya estado en operación.
• Así como cualquier otro reporte financiero o contable que sirva de base para determinar su situación monetaria.
Mantenimiento y Equipos
• Inventario histórico pormenorizado de herramientas y equipos, dado de alta o baja, con fecha de adquisición, número de serie, ubicación en el condominio y con imagen de referencia, fecha de vencimiento de garantía, y en caso de baja, su autorización de baja, destino del mismo o lugar de almacenaje y razones para tal efecto, con identificación del responsable del mismo
• Inventario histórico de existencia de materiales con identificación del responsable del mismo
• Bitácoras de mantenimiento a equipos, fecha de último mantenimiento y fecha del siguiente mantenimiento programado.
• Calendario anual de mantenimiento preventivo y correctivo con fecha de servicios programados como impermeabilización, lavado de vidrios, lavado de cisternas, desasolve, etc,.
• Manuales de operación de equipos y garantías.
• Histórico de Reportes de Análisis Químicos de Calidad del Agua (Cisternas, Alberca, etc,.)
• Procesos de tratamiento de agua, reciclaje y desechos.
• Listado de equipos y/o áreas fuera de servicio en espera de rehabilitación.
Seguridad
• Consignas de seguridad vigentes
• Plano de ubicación de rondineros y CCTV
• Sistema de Alerta Sísmica, contrato y protocolos.
• Plan Interno de Protección Civil
• Histórico de simulacros efectuados y resultados de los mismos.
• Archivo histórico de Certificaciones de Protección Civil.
• Plano de ubicación de rutas y puntos de encuentro.
• Plano de ubicación de equipos contra incendio y especificaciones y fecha de última prueba.
• Comprobante de última revisión de equipos con fecha siguiente programada (cámaras CCTV, rondineros, lectores, sistemas de comunicación, interfones, alarmas, bardas perimetrales, etc,.)
• Protocolos de seguridad para acceso de invitados, transporte escolar, etc,.
Legal
• Archivo histórico e individualizado de procesos de conciliación y/o arbitraje
• Detalle y documentación que acompañe los procesos de conciliación, arbitraje, litigio y/o enajenación de bienes, resoluciones, acuerdos, laudos o sentencias, así como cualquier otro tipo de proceso legal histórico, en trámite o curso en contra del condominio, condómino o poseedor, proveedor o empleado, incluyendo datos del o los abogados que lleven los casos.
Personal
• Relación y archivo de contratos de personal, compañías o terceros que prestan servicios en él o para el condominio, acompañado de sus liquidaciones, finiquitos o avisos de terminación de contrato.
• Relación de personal de confianza con expediente.
• Archivo histórico de cartas de no adeudo.
Proveedores
• Relación y archivo de contratos con proveedores que prestan servicios en él o para el condominio, acompañado con el comprobante de inscripción al IMSS o al sistema de seguridad que tengan establecido, y avisos de terminación de contrato.